ChatGPTにExcel関数を作らせるプロンプトの基本
ChatGPTにExcel関数を作ってもらう際のコツは「やりたいことを日本語で具体的に説明する」ことです。専門的な関数名を知らなくても、「何をしたいか」を伝えるだけで適切な関数を提案してくれます。
- 基本プロンプト形式：「Excelで〇〇したいです。A列に〇〇、B列に〇〇があります。C列に〇〇を表示する関数を教えてください」
- ポイント①：セルの場所（A1・B2など）を具体的に伝える
- ポイント②：「エラーが出た場合は空白を表示して」など条件も一緒に伝える
- ポイント③：生成された関数を貼り付けて動かない場合は「このエラーを修正して」と返せば修正してくれます
VLOOKUP・SUMIF・IF関数を自然言語で指示する方法
- VLOOKUP：「A列に商品コードがあります。別のシートの商品一覧から対応する価格を取得してB列に表示したいです」→ VLOOKUPまたはXLOOKUP関数を生成してくれます
- SUMIF：「D列に担当者名、E列に売上金額があります。特定の担当者の売上合計をF1セルに表示したいです」→ SUMIF関数の正確な構文を教えてくれます
- IF：「B列の点数が70点以上なら合格、未満なら不合格とC列に表示したいです」→ IF関数を生成してくれます
複雑なネスト関数・配列関数もAIで自動生成する手順
複数の関数を組み合わせた複雑な処理も、ChatGPTに任せられます。
- 例：条件付き集計＋エラー処理：「A列が"東京"かつB列が100以上の行のC列合計を求め、該当なしの場合は0を表示して」→ SUMIFS＋IFERRORの組み合わせを生成
- 例：複数条件の分岐：「点数が90以上はS、80以上はA、70以上はB、それ未満はCと表示して」→ IFS関数またはネストIF関数を生成
- コツ：「初心者でも理解できるようにコメントも一緒に説明して」と追加すると、関数の仕組みも教えてくれます
マクロ（VBA）コードをChatGPTで作成する実践例
- 例①：自動フォーマット：「特定の列が空白の行を自動で削除して、残った行を番号付けするVBAマクロを書いて」
- 例②：自動メール送信：「Excelのリストを読み取ってOutlookで一括メールを送信するVBAコードを書いて」
- 使い方：生成されたコードをExcelの「開発」タブ→「Visual Basic」→新しいモジュールに貼り付けて実行
Excel業務をAIで自動化して月20時間削減する方法
- 毎月の定型レポート：マクロで自動生成することで、毎月3〜5時間の作業をゼロにできます
- データ集計・クロス集計：関数やマクロで自動化し、週1〜2時間の手作業を削減
- フォーマット・入力チェック：条件付き書式やデータ入力規則をChatGPTに設計させることで、ミスの多い手作業を自動化
- 合計削減効果：これらを組み合わせると月20時間以上の削減は十分に現実的です